Bestandsführungssystem für Versicherungen: Was es ist und worauf es bei der Auswahl ankommt
Was ein Bestandsführungssystem für Versicherungsbestände leistet, wie es sich vom CRM unterscheidet, welche Systeme verbreitet sind und welche Auswahlkriterien wirklich zählen.
Bestandsführungssystem ist der nüchternste Begriff der Branche, und einer der wichtigsten: Gemeint ist die Software, die den Versicherungsbestand trägt. Verträge, Kunden, Sparten, Courtagen, Dokumente. Dieser Beitrag erklärt, was ein Bestandsführungssystem leisten muss, wie es sich vom CRM unterscheidet und worauf es bei der Auswahl ankommt.
Es geht um Versicherungs- und Finanzmakler, nicht um Immobilienverwaltung.
Was ein Bestandsführungssystem leistet
Der Kern ist immer gleich: jeder Vertrag, jeder Kunde, jede Courtage an einem Ort, aktuell und auswertbar. Konkret heisst das:
- Vertrags- und Kundendaten mit Historie, pro Sparte und Gesellschaft
- Datenaustausch mit Versicherern über Standards wie BiPRO und GDV
- Courtageabgleich: kam jede Courtage korrekt an?
- Dokumentenablage am Vertrag, revisionssicher
- Auswertungen über den Bestand: Sparten, Gesellschaften, Berater
Bei Maklern übernimmt diese Rolle in der Regel das Maklerverwaltungsprogramm. Die Begriffe überschneiden sich stark: Ein gutes MVP ist ein Bestandsführungssystem plus Verwaltungsfunktionen.
Bestandsführung und CRM: zwei Jobs, ein Missverständnis
Viele Büros erwarten vom Bestandssystem auch die Kundenarbeit: Gesprächsnotizen, Follow-ups, Pipeline. Das führt regelmässig zu Enttäuschung, denn Bestandsführung ist ein Verwaltungsjob, Kundenarbeit ein Vertriebsjob. Ein System, das Verträge sauber führt, macht Follow-ups deshalb noch lange nicht einfach.
In der Praxis bewährt sich die Trennung: das Bestandssystem als Verwaltungsfundament, ein CRM für Gespräche, Follow-ups und Pipeline obendrauf. Wie diese Arbeitsteilung aussieht, haben wir im Beitrag Maklerverwaltungsprogramm oder CRM beschrieben.
Verbreitete Systeme im deutschsprachigen Raum
Zu den bekanntesten Systemen zählen AMS und VIAS (assfinet, on-premise und Cloud), keasy (vfm, cloudbasiert), zeitsprung (vollständig webbasiert), Insurgo (Cloud, öffentliche Preise), aB-Agenta (artBase!, auch für Österreich und die Schweiz) und Smart Admin (Smart InsurTech, auf skalierende Vertriebe ausgerichtet). Details und Einordnung: die wichtigsten Anbieter im Vergleich.
Worauf es bei der Auswahl ankommt
Vier Kriterien entscheiden häufiger als jede Funktionsliste:
- Schnittstellen: Werden Ihre Gesellschaften über BiPRO/GDV sauber angebunden? In der Schweiz: Wie kommen die Daten Ihrer Versicherer ins System?
- Migration: Wie kommt Ihr Bestand aus dem Altsystem hinein, und was kostet das?
- Betrieb: Cloud oder eigener Server, und wo liegen die Daten?
- Gesamtkosten: Grundpreis plus Module plus Einrichtung, gerechnet pro Nutzer und Monat. Die Rechnung dazu steht im Beitrag Was kostet ein Maklerverwaltungsprogramm?
Wo FinPortal in diesem Bild steht
FinPortal ist bewusst kein Bestandsführungssystem. Es ist das CRM daneben: Nach jedem Kundengespräch entwirft es Notizen, nächste Schritte und Follow-ups, hält die Pipeline aktuell und verarbeitet alles auf Ihrem eigenen Computer. Büros mit verwaltungslastigem Bestand kombinieren beides; beratungsgetriebene Büros starten oft mit FinPortal allein. Was die Software konkret erledigt: Software für Versicherungsmakler.
Häufige Fragen
- Was ist ein Bestandsführungssystem in der Versicherung?
- Ein Bestandsführungssystem verwaltet den Versicherungsbestand eines Maklers oder Vermittlers: Verträge, Kunden, Sparten, Courtagen und Dokumente, samt Datenaustausch mit den Versicherern über Standards wie BiPRO und GDV. Bei Maklern übernimmt diese Rolle in der Regel das Maklerverwaltungsprogramm (MVP).
- Welche Bestandsführungssysteme gibt es für Versicherungsmakler?
- Verbreitet im deutschsprachigen Raum sind unter anderem AMS und VIAS (assfinet), keasy (vfm), zeitsprung, Insurgo, aB-Agenta (artBase!) und Smart Admin (Smart InsurTech). Die Systeme unterscheiden sich in Betrieb (Cloud oder on-premise), Modulen und Preismodell.
- Was ist der Unterschied zwischen Bestandsführung und CRM?
- Bestandsführung verwaltet Verträge und Courtagen; das CRM steuert Kundenbeziehung, Gespräche und Follow-ups. Grosse MVPs vereinen beides mit Schwerpunkt Verwaltung. FinPortal setzt umgekehrt an: Es automatisiert die Kundenarbeit und überlässt die Bestandsverwaltung dem MVP.
- Was kostet ein Bestandsführungssystem?
- Die meisten Anbieter nennen Preise nur auf Anfrage; üblich sind Preise pro Nutzer und Monat plus Module und Einrichtungskosten. Öffentliche Preise nennen derzeit Insurgo (ab EUR 89 pro Nutzer und Monat) und FinPortal (ab 97 pro Nutzer und Monat in CHF oder EUR, als CRM neben der Bestandsführung).